5 tableaux pour un meilleur suivi de gestion

La gestion des finances d’une copropriété est l’une des plus importantes missions confiées à un syndic. Chaque année, afin de vérifier qu’il s’en est correctement acquitté, il doit présenter en fin d’exercice les comptes pour les faire approuver.

Pour ce faire, les copropriétaires disposeront notamment de plusieurs documents envoyés au plus tard avec l’ordre du jour de l’assemblée générale, présentant la situation financière de la copropriété et témoignant de la gestion du syndic.

Ce dernier devra ainsi créer cinq tableaux de présentation de la situation financière, appelés aussi annexes, établis conformément au décret comptable du 14 mars 2005. Avec ces tableaux, assortis des données comptables de l’exercice précédent validées en assemblée générale, chaque propriétaire doit pouvoir juger l’état de la situation financière, le niveau de dettes, la nature des créances, le montant des charges et des produits, l’avancement des travaux décidés durant l’exercice et ceux votés précédemment.

Annexe 1

Etat financier de la copropriété, trésorerie, détail des dettes et des créances, montant des liquidités, provisions et avances, dépenses entre propriétaires.

Annexe 2

Balance générale des comptes, comparaison pour chaque compte avec les montants de l’exercice précédent, budget de l’année en cours et ceux proposés pour les deux années suivantes.

Annexe 3

Présentation des comptes de gestion des opérations courantes avec ventilation analytique par clé de répartition, solde qui met en évidence l’écart entre le budget prévisionnel et le budget réalisé.

Annexe 4

Travaux et opérations exceptionnelles réalisés en cours d’exercice : montants votés en assemblée générale, factures fournisseurs, montants des appels de provision, solde entre financement projeté et coût réel…

Annexe 5

Travaux votés mais non achevés, état d’avancement (factures réglées ou non, appels de provision, emprunts et subventions, solde en attente, appels de provision et subventions à venir).

A savoir

Le conseil syndical peut avoir accès à tout moment aux factures, registres et tout autre document concernant la copropriété. De plus, depuis le 1er juillet 2020, conformément à l’article 3 du décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, le syndic doit mettre à sa disposition dans un espace en ligne sécurisé des documents comme les balances générales de comptes, le relevé des charges et produits de l’exercice échu.